This is how we see privacy

FlexWhere protects privacy during hot desking

Ever more personal data is being shared over the Internet. Veel mensen vinden dat niet prettig. Dat begrijpen wij helemaal. Daarom hebben we FlexWhere ontwikkeld met privacy als uitgangspunt. Ons systeem voor flexwerken voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), onze internetprovider hanteert de hoogste beveiligingseisen en we bewaren geen gegevens die herleidbaar zijn naar personen. Privacy-by-design heet dat.

In dit artikel:

FlexWhere is gebouwd met privacy voorop;
Onze datacenters in Duitsland en Ierland zijn streng beveiligd;
In onze back-ups staan geen persoonsgegevens;
De FlexWhere-app werkt alleen op veilige devices;
We hebben opties ingebouwd voor nog meer privacy.

Al bij het ontwerp van onze software hielden we rekening met de privacy van onze gebruikers. Daarom maakten we ons geen zorgen over de komst van de AVG. Deze Europese privacywetgeving, ook bekend onder de Engelse term General Data Protection Regulation (GDPR), legt strenge regels op voor de bescherming van de privacy. FlexWhere voldoet aan al deze regels door onze unieke aanpak.

App is veilig en beveiligd

Privacy-by-design begint al bij de app. Onze app vraagt geen machtigingen. Dat betekent dat wij geen locatiegegevens ophalen, niet in contacten of agenda’s willen kijken, geen toegang eisen tot de microfoon of camera en al helemaal geen sms willen versturen. Het Nieuwe Werken is mooi, maar moet natuurlijk wel veilig gebeuren.

In tegenstelling tot veel andere bedrijven slaan wij privacygevoelige gegevens niet permanent op. Wij koppelen onze software met de servers van de organisatie. We werken dus alleen met persoonsgegevens die al in de computers van de klant staan. Nog een voordeel: door deze koppeling werkt FlexWhere altijd met de meest actuele informatie.

FlexWhere draait op beveiligde servers in Duitsland.

FlexWhere draait op streng beveiligde servers van AWS in Duitsland. De gegevens verlaten de Europe Economische Ruimte (EER) dus niet, zoals de AVG/GDPR ook eist. De verbindingen tussen onze servers en de organisatie zijn beveiligd. De FlexWhere-app en de webpagina’s zijn altijd verbonden met het veilige https. Niemand kan meekijken. Meer weten over onze security? Lees ons artikel over beveiliging.

Natuurlijk maken ook wij back-ups. Statistische gegevens worden dagelijks opgeslagen in een Europees datacenter van AWS. Ook daarbij houden we de privacy van onze gebruikers in gedachten. We slaan geen persoonsgegevens op, enkel anonieme statistieken. Denk daarbij aan de bezettingsgraad van een verdieping of gebouw. Deze statistische gegevens zijn niet terug te leiden naar een specifieke persoon.

In iedere organisatie spelen privacy-vragen. Kan de app buiten het pand worden gebruikt? Is het prima dat collega’s weten wie waar zit te werken?

Bewaking en beveiliging van persoonlijke gegevens is niet alleen belangrijk tussen computers. Het gaat er ook om wie de gegevens kan inzien. Op verzoek kunnen onze medewerkers meekijken om problemen op te lossen. Ook deze toegang is beveiligd. Bovendien hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring (NDA) ondertekend en Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) ingeleverd.

In iedere organisatie spelen privacy-vragen. Kan de app buiten het pand worden gebruikt? Is het prima dat collega’s weten wie waar zit te werken? Hoe zit het met telefoonnummers? Worden bijzondere vaardigheden wel of niet getoond? FlexWhere biedt opties waarmee iedere organisatie zelf kan kiezen wat belangrijk is.

Gebruikers van FlexWhere hoeven zich dus geen zorgen te maken over hun privacy. Ze werken met de zekerheid dat hun gegevens veilig zijn en vertrouwelijk. Dat is wel zo prettig.

Toch nog vragen? We vertellen graag meer over onze aanpak en maatregelen. Bel ons op 0570-572214 voor meer informatie of vraag een gratis vrijblijvende demonstratie aan.

Our solutions

Efficient desk sharing using the workspace module

This module helps you find a free workspace quickly and to search for colleagues by name, job or department. Statistics about the workspace usage are also easy to retrieve.

Meeting rooms
find and reserve

This module helps you find and book available meeting rooms, on any device. Booking statistics are also easy to retrieve.

Make an appointment

Any questions about desk sharing or our software? Talk to one of our experts.

Dorien Willems Account Manager